База данных в экселе

Базы данных База данных в экселе MS Excel Фильтрация Фильтр — это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям Условие. Ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра. В Microsoft Excel доступны две команды для фильтрации списков: Автофильтрвключая фильтр по выделенному, для простых условий отбора; Расширенный фильтр для более сложных условий отбора. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. Строки, отобранные при фильтрации в Microsoft Excel, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их. Автофильтр При использовании команды Автофильтр справа от названий столбцов в фильтруемом списке появляются кнопки со стрелками. Microsoft Excel обозначает отфильтрованные элементы голубым цветом Пользовательский автофильтр используется для вывода строк, База данных в экселе то или иное значение. Пользовательский Автофильтр также можно использовать для вывода строк, отвечающих несколькими условиям для столбца, например строк, содержащих значения из конкретного диапазона в частности, по Белову. Расширенный фильтр С помощью команды Расширенный фильтр можно фильтровать список так же, как и с помощью команды Автофильтрно при этом не отображаются раскрывающиеся списки для столбцов. Вместо этого в отдельном диапазоне условий над списком вводятся условияв соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию. Диапазон условий позволяет произвести фильтрацию при более сложных условиях отбора. Примеры База данных в экселе условий отбора Несколько условий для одного столбца При наличии для одного столбца двух и более условий отбора введите эти условия отбора непосредственно друг под другом в отдельные строки. Например, следующий диапазон условий отбора отбирает строки, содержащие в столбце «Продавец» значения «Белов», «Батурин» или «Рощин». Продавец Белов Батурин Рощин Одно условие для нескольких столбцов Для того чтобы найти в нескольких столбцах данные, отвечающие одному условию отбора, введите все условия отбора в одну строку диапазона условий отбора. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает все строки, содержащие значения «Продукты» в столбце «Товар», «Белов» в столбце «Продавец» и объем продаж более 1 000 руб. Например, следующий диапазон условий отбора отображает все строки, содержащие значение «Продукты» в столбце «Товар», «Белов» в столбце «Продавец», либо объем продаж, превышающий 1 000 База данных в экселе. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, содержащие как значение «Белов» в столбце «Продавец», так и объем продаж, превышающий 3 000 База данных в экселе. Например, следующий диапазон условий отбора возвращает продаж на сумму от 5 000 до 8 000, а также продаж на сумму менее 500. Совокупность значений, ссылок на другие ячейки, именованных объектов, функций и операторов, позволяющая получить новое значение. При создании условия отбора с помощью формулы не используйте заголовок столбца в качестве заголовка столбца условий; База данных в экселе оставьте условие отбора без заголовка, либо используйте заголовок, не являющийся заголовком столбца в списке. Например, следующий диапазон условий отбора отображает строки, которые содержат в столбце C значение, превышающее среднее значение ячеек диапазона C7:C10. Адрес ячейки База данных в экселе формуле, определяемый на основе расположения этой ячейки относительно ячейки, содержащей ссылку. При копировании ячейки относительная ссылка автоматически изменяется. Относительные ссылки задаются в форме A1 на заголовок столбца например, «Продажи» или на соответствующее поле в первой записи. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными ссылками Абсолютный адрес ячейки. Точный адрес ячейки в формуле, ссылающийся на данную ячейку независимо от База данных в экселе ячейки с формулой. В предыдущем примере «C7» является ссылкой на поле столбец C первой записи строка 7 списка. При использовании заголовка столбца в формуле вместо относительной ссылки на ячейку или имени диапазона будет выведено значение ошибки ИМЯ? Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации. При вычислениях Microsoft Excel не учитывает регистр букв. О консолидации данных При консолидации данных объединяются значения из нескольких диапазонов данных. Например, если имеется лист расходов для каждого регионального представительства, консолидацию можно использовать для преобразования этих данных в корпоративный лист по расходам. Консолидировать данные в Microsoft Excel можно несколькими способами. Наиболее удобный метод заключается в создании формул, содержащих ссылки на ячейки в каждом диапазоне объединенных данных. Формулы, содержащие ссылки на несколько листов, называются трехмерными формулами. Использование трехмерных формул При использовании в формулах трехмерных ссылок Трехмерная ссылка. Ссылка на диапазон, включающий более одного листа книги не существует ограничений на расположение отдельных диапазонов данных. Консолидацию можно изменять любыми способами. Консолидация автоматически обновляется при изменении данных в исходном диапазоне. Используйте формулы для объединения данных. В приведенном ниже примере формула в ячейке A2 складывает три числа, расположенные в различных местах трех разных листов. Добавление данных в консолидацию с трехмерными ссылками. Если все исходные листы имеют одинаковую разметку, в трехмерных формулах можно использовать диапазон имен листов. Чтобы включить другой лист в консолидацию, просто переместите лист внутрь диапазона, на который ссылается формула. Консолидация по расположению Консолидацию по База данных в экселе следует использовать в случае, если данные всех исходных областей находятся в одном месте и размещены в одинаковом порядке; например, если имеются данные из нескольких листов, созданных на основе одного шаблона. Если установлено автоматическое обновление консолидации при изменении исходных данных, изменить набор ячеек и диапазонов, База данных в экселе в консолидацию, невозможно. Данная функция доступна только при обновлении консолидации вручную. Консолидация по категории Консолидацию по категории следует использовать в случае, если требуется обобщить набор листов, имеющих одинаковые заголовки рядов и столбцов, База данных в экселе различную База данных в экселе данных. Этот способ позволяет консолидировать данные с одинаковыми заголовками со всех листов. Если установлено автоматическое обновление консолидации при изменении исходных данных, изменить набор ячеек и диапазонов, входящих База данных в экселе консолидацию, невозможно. Данная функция доступна только при обновлении консолидации вручную. Другие способы объединения данных Можно создать отчет сводной таблицы Отчет сводной таблицы. Интерактивный перекрестный отчет Microsoft Excel, содержащий итоговые данные и выполняющий анализ таких данных, как записи базы данных из разных источников, в том числе внешних по отношению к Microsoft Excel. Данный метод сходен с консолидацией по категории, однако обладает большей гибкостью в отношении реорганизации категорий. Создание отчета сводной таблицы Откройте книгу, в которой требуется создать отчет сводной таблицы Отчет сводной таблицы. Интерактивный перекрестный отчет Microsoft Excel, содержащий итоговые данные и выполняющий анализ таких данных, как записи базы данных из разных источников, в том числе внешних по отношению к Microsoft Excel. База данных в экселе Если отчет создается на основе веб-запросазапроса с параметрами, шаблона отчетаodc-файла или файла запроса, извлеките данные в книгу, а затем выделите ячейку в списке Microsoft Excel, База данных в экселе извлекаемые данные. Если данные извлекаются из базы данных OLAP или средства подключения к данным Microsoft Office возвращают данные в виде пустого отчета сводной таблицы, выполните шаг 6, описанный ниже. • Если отчет создается на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, выделите ячейку списка или базы данных. Выберите команду Сводная таблица в меню Данные. На шаге 1 выполнения мастера сводных таблиц и диаграмм установите переключатель Вид создаваемого отчета в положение Сводная таблица. Следуйте инструкциям на шаге 2 мастера. Следуйте инструкциям на шаге 3 мастера, затем выберите способ создания отчета: вручную или с помощью мастера. Обычно можно создавать отчет вручную, что и рекомендуется делать. Используйте мастер для создания отчетов, только если ожидается медленное извлечение внешних исходных данных или требуется установить поля страниц, чтобы извлекать данные постранично. Попробуйте создать отчет вручную, при необходимости можно вернуться в мастер. Выполните одно из следующих действий. Создание отчета вручную • Из окна Список полей сводной таблицы перетащите поля с данными, которые требуется отобразить в строках, в область перетаскивания с надписью «Перетащите сюда поля строк». Если список полей не отображается, щелкните рамку областей перетаскивания сводной таблицы и убедитесь, что кнопка Показать список полей нажата. • Поля с данными, которые должны отображаться в столбцах, перетащите в область перетаскивания с надписью «Перетащите сюда поля столбцов». • Поля, содержащие данные, которые требуется обобщить, перетащите в область с надписью «Перетащите сюда элементы данных». При добавлении нескольких полей данных их можно разместить в определенном пользователем порядке: щелкните правой кнопкой мыши поле данных, в контекстном меню выберите команду Порядок используйте команды меню Порядок для База данных в экселе полей. • Поля, которые требуется использовать как поля страниц, перетащите в область с надписью «Перетащите сюда поля страниц». • Для изменения расположения полей перетащите их из одной области в другую. Для того чтобы удалить поле, перетащите его за пределы отчета База данных в экселе таблицы. Для того чтобы скрыть границы области перетаскивания, щелкните ячейку за пределами отчета сводной таблицы. Если при создании отчета данные появляются слишком медленно, нажмите кнопку Всегда отображать элементы на панели инструментов База данных в экселе таблицачтобы отключить изображение первоначальных данных. Если передача не ускорилась или появляются сообщения об ошибках, нажмите Сводная таблица в меню Данныеи создайте отчет с помощью мастера. Создание отчета с помощью мастера Чтобы снова запустить мастер, в меню Данные выберите команду Сводная таблица. • На шаге 3 мастера нажмите кнопку Макет. • Из группы кнопок полей, расположенной справа, перетащите нужные поля в База данных в экселе диаграммы СТРОКА и СТОЛБЕЦ. • Поля, содержащие данные, которые требуется обобщить, перетащите в область ДАННЫЕ. • База данных в экселе, которые требуется использовать как поля страниц, База данных в экселе в область СТРАНИЦА. Если требуется постраничное получение данных для работы с большим количеством исходных данных, дважды щелкните кнопкой мыши поле страницы, нажмите кнопку Дополнительныевыберите параметр Обновлять внешние данные при выборе каждого элементаа затем дважды нажмите OK этот параметр недоступен для некоторых видов исходных данных, включая базы данных OLAP и средства подключения к данным Microsoft Office. • Для изменения расположения полей перетащите их из одной области в другую. Некоторые поля могут использоваться только в определенных областях. Поле не появится База данных в экселе области, База данных в экселе которой оно не может быть использовано. • Чтобы удалить База данных в экселе, перетащите его за пределы диаграммы. • Получив нужный макет, нажмите кнопку OKБаза данных в экселе затем кнопку Готово.